Üzleti Intelligencia – Az Értékesítési vezető szemével

Ahhoz, hogy a kitűzött értékesítési célok megvalósulhassanak, nemcsak a külső kapcsolatok, a vevő bázis építéséhez van szükség naprakész, lehetőleg bármikor elérhető információkra, de a vállalati folyamatokra is rálátással kell bírnia a területnek. Kulcsfontosságú, hogy a raktárban rendelkezésre álljon a megrendelt készáru, illetve a projektek időben záruljanak a megrendelt gépekkel, alkatrészekkel, a vevő kiszolgálása megfelelő legyen. Ne feledkezzünk el a bevétel realizálásáról sem - lehetőleg ne arról szóljanak a Pénzügy munkatársaival a megbeszélések, hogy a vevő miért reklamálja a számláinkat, miért nem fizet, miért nem kerestünk az adott terméken stb.

Ha értékesítési szervezetünk kiterjedt ügynökhálózatot is tartalmaz, ahol nagyszámú munkatárs akár országos lefedettséget biztosítva tart kapcsolatot a vevőkkel, vesz fel rendeléseket, esetleg polcot rendez, promóciókat intéz, stb., akkor az adatok fizikai elérhetősége, illetve az információ csere gyorsasága kritikus tényező.

A fentiek meghatározzák az adatokkal kapcsolatos igényeinket – ezért érdemes modern üzleti intelligencia megoldásokban gondolkodni:
• gyorsan akarunk információhoz jutni
• naprakész adatokra van szükségünk az eladás alakulásáról
• a változásokat folyamatosan nyomon kell követnünk
• komoly üzleti értéke van annak az adatbázisnak, amely a vevőkapcsolatok építéséhez kötődik, legyen ez CRM szoftverben, vagy EXCEL táblákban
• sokat vagyunk irodán kívül, ahol másképp, más eszközökön (tablet, mobil telefon) érjük el a vállalati adatokat

Miért lehetnek problémáink a standard vállalati jelentésekkel?
• az idő kulcstényező – sok esetben, amire előáll az igényelt információ, már túllépik az események
• azok a csoportosítási lehetőségek, kategóriák, amelyek elérhetőek a számunkra, nem a mi igényeinket tükrözik elsődlegesen, vagy nem elég sokrétűek az elemzéseinkhez, s a legritkább esetben lehet őket rugalmasan és gyorsan változtatni.
• különböző okok miatt jellemzően sok EXCEL fájlt használunk, ezeknek a karbantartása, illesztése a standard jelentésekhez igencsak nehéz.

Ha a fenti problémákkal küzdünk, sokat segíthet egy olyan Üzleti Intelligencia eszköz – esetünkben a Qlik Sense-, amely több adatforrásból, de összefüggéseiben szolgáltatja az adatokat, naprakészen. Mi tartjuk kézben, gyorsan igazíthatjuk az elemzéseket, összegzéseket változó igényeinkhez.
Ne feledkezzünk meg arról az előnyről sem, hogy a grafikonok, egyéb segédeszközök az EXCEL táblákhoz képest sokkal gyorsabban teszik láthatóvá a trendeket, vagy éppen a problémás tételeket, „kivételeket”- ráadásul az EXCEL használatban megszerzett tudást jól alkalmazhatjuk a BI szoftver használatakor is.

A riportok tartalmát illetően a BI legnagyobb erőssége lehet, hogy az adott témát egyszerre sok szempontból képes megvilágítani.

• A „tipikus” értékesítési riport valamilyen eladási statisztika, amely a múltra vonatkozó értékesítési adatokat tartalmazza mennyiségben és értékben, vevő és termék struktúrában.

A BI segítségével ez gazdagítható, mert:
   o Egyszerre több csoportosítási lehetőséget is kezelhetünk. Ezek párhuzamosan vizsgálhatók –gondoljunk csak márkákra vagy vevő szegmensekre.
   o Segítséget kaphatunk a kritikus termékek azonosításában, azokat kiemelten kezelhetjük.
   o Felfedezhetünk bizonyos vevői magatartás mintákat, rendelési szokásokat.
   o Vizsgálhatjuk a disztribúciós lefedettséget – ebben a térképes megjelenítések különösen hatásosak.

• Ritkábban állnak rendelkezésre jó minőségű riportok olyan témákra, mint:
   o Terv-tény összehasonlítások – mivel a tervezés igen gyakran valójában EXCEL alapon zajlik, míg a tény vevői számla adatok a vállalatirányítási rendszerben képződnek. Ezek integrált elemzése a BI-ban technikailag sokkal egyszerűbb. Még inkább fontos ez, ha elemzésünket a megrendelő állomány felhasználásával szeretnénk kiterjeszteni.
   o Különböző szintű fedezet elemzések, portfólió vizsgálatok, főként akkor, ha nemcsak termék, hanem vevő struktúrában is gondolkodunk.
   o Az értékesítés és a bevétel realizálás együttes vizsgálata, vevő kintlévőség elemzéssel
   o A projektek nyomon követésében az átfutási idők, a rendelések időbeli teljesítése, aktuális státusza, adott esetben a késedelem okainak vizsgálata.

• Ne feledkezzünk meg a napi operatív munka támogatásáról sem! Ezekben is többféle, a BI logikáira könnyen felépíthető témában gondolkodhatunk:
   o Különböző ár szimulációk, amelyek egyszerű, de hatékony eszközt nyújthatnak árazási döntések, akciós árkialakítások előkészítésére.
   o Képviselői vagy vevői jutalékok kalkulációi, előzetes szimulációi, utólagos engedmények előrejelzése, kalkulációja.
   o Havi értékesítés napi nyomon követése, a számlázott és nyitott rendelés állomány, illetve adott esetben a készletszintek integrált vizsgálata, havi értékesítési tervek elérése
   o Szükség esetén árellenőrzések, nyitott rendelés állomány nyomon követése.

Az Üzleti Intelligencia segítségével jóval nagyobb rálátásunk lehet az adatainkra olyan módon, amely a munkavégzésünk stílusához jobban illik – s ez Forintban mérhető gazdasági előny lehet. Ugyanakkor segíthet a társterületekkel való kommunikációban is, mert könnyen integrálható a vállalaton belül használt megszokott jelentési formákhoz.

Az ISYS-ON szakértői segítségünkre lehetnek abban, hogy:
• mik azok a tényezők, amelyek a sikeres bevezetést segítik,
• hogyan lehet maximálisan kihasználni a Qlik Sense, mint vizuális adatelemző eszköz lehetőségeit
• hogyan lehet ezt a vállalat meglévő vállalatirányítási rendszeréhez, egyéb szoftvereihez illeszteni

Szücs Marianna